Офисная техника

    ОГЛАВЛЕНИЕ 

1. Офисная  техника и ее роль в современном  бизнесе………………..

2.    Запросы, виды запросов (на выборку,  обновление, вставку, создание и  удаление данных их таблицы)………………………

3. Задача……………………

Список  использованной литературы……………………… 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    1. ОФИСНАЯ ТЕХНИКА И ЕЕ РОЛЬ  В СОВРЕМЕННОМ БИЗНЕСЕ 

    Офисная техника - неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности  работы управленческого и технического персонала. К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

    В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

    Офисная организационная техника (оргтехника) - технические средства, применяемые  для механизации и автоматизации  управленческих и инженерно-технических  работ.

    Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

    Классификация оргтехники, ее роль.

1) Средства составления и изготовления документов:

    а) Пишущие машинки. Они еще широко применяются для изготовления документов из-за существенно меньшей стоимости по сравнению с компьютерами. Пишущие машинки должны обеспечивать:

- высокую производительность труда при минимальных затратах;

- высокое качество печати и простоту управления;

- максимальное количество одновременно получаемых копий;

- надежность работы.

    б) Организационные автоматы – это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов.

    Функциональные  возможности орг.автоматов шире, нежели у электронных пишущих машинок:

- большие объемы оперативной памяти (до 1000 страниц текста);

- емкая внешняя память (мегабайты);

- более удобное редактирование, приближающееся к возможностям компьююрных редакторов.

    в) Диктофонная техника

    Следует особо отметить целесообразность применения диктофонной техники в качестве промежуточного звена регистрации  информации при создании машинописных документов.

2) Средства транспортирования документов:

     Транспортирование документов между служебными помещениями фирмы, банка, библиотеки или другой организации может осуществляться при помощи тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и др.

     Тележки универсальное, но не всегда удобное  средство транспортирования. В условиях регулярного перемещения больших объемов документации, книг, журналов и т.п. используются автоматизированные транспортные средства: конвейеры, лифты, пневмопочта.

     Чаше  других используются тросовые и ленточные  конвейеры.

     Грейферные  транспортеры тросовые конвейеры, наиболее простые по устройству; перевозимые грузы крепятся к тросу клипсовыми зажимами или помещаются в специальные патроны, закрепленные на тросе.

    Ленточные транспортеры могут достигать большой  протяженности (до 500 м), иметь скорость движения до 1 м/с, наибольший подъем 20°. Пространственные ленточные конвейеры способны осуществлять перемещение документов по всем направлениям в горизонтальной и наклонной плоскости, с автоматическим исполнением сложного маршрута.                Лифтовые транспортеры (или подъемники) применяются для вертикального перемещения документов.

3) Средства обработки документов:

    а) Адресовальные машины широко используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текстов, чаще всего стандартных: адресов клиентов, заголовков счетов, заявлений, извещений, платежных документов.       

    б) Маркировальные машины (франкировальные машины) вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты

    в) Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п.

    г) Ламинаторы - машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия.

    д) Фальцевальные машины устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их. Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др.

    е) Брошюровальные машины устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок. Выпускаются и более простые ручные и электрифицированные сшиватели бумаг.

    ж) Листоподборочные машины (коллаторы) автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки. Комплекс аппаратуры позволяет подбирать тиражи любого объема и при этом автоматически обрабатывать готовые блоки и получать на выходе готовую к использованию подобранную, сфальцованную и скрепленную продукцию.

- Переплетные машины выполняют: скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами, пластиковыми пластинами; переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом;

- Бумагорезательное оборудование (резаки) предназначено для резки рулонной или иной бумаги на листы потребительских форматов;

- Машины для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли;

- Конвертовскрывающие машины обрезают край конверта заранее установленной миллиметровой ширины;

- Конвертозаклеивающие машины наносят клей на клапан конверта и заклеивают его.

4) Средства копирования  и размножения  документов:

    а) Электрографическое копирование. Основные достоинства электрографического копирования:

- высокие оперативность, производительность и качество копирования;

- возможность масштабирования и редактирования документа при копировании;

- получение копий с документов;

- сравнительно невысокая стоимость аппаратов и расходных материалов, легкость обслуживания.

    б) Термографическое копирование. Это самый оперативный способ копирования (десятки метров в минуту), позволяющий получать копию на специальной достаточно дорогой термореактивной бумаге или на обычной бумаге, но через термокопировальную бумагу. Недостатки термокопирования: невысокое качество, небольшой срок хранения копий (темнеют), дорогая бумага.

     в) Фотографическое копирование. Этот способ копирования - самый давний. Он обеспечивает самое высокое качество, но требует дорогих расходных материалов и длительного процесса (экспозиция, проявление, промывка, сушка) получения копии.

    5) Средства административно-управленческой  связи:

     В системах административного управления информация передается как путем переноски (перевозки) информационных документов курьером (или по почте), так и с использованием систем автоматизированной передачи информации по каналам связи. Ручная и механическая перевозка документов - весьма распространенный способ передачи информации в учреждениях. Этот способ при минимальных капитальных затратах полностью обеспечивает достоверность передачи информации, предварительно зафиксированной на документах. Основными качественными показателями системы передачи информации являются: пропускная способность, достоверность, надежность работы.

    а) Каналы связи (КС) являются общим звеном любой системы передачи информации. По физической природе каналы связи делятся следующим образом: механические - используются для передачи материальных носителей информации; акустические -передают звуковой сигнал; оптические - передают световой сигнал; электрические - передают электрический сигнал.

    б) Телефонные каналы связи являются наиболее разветвленными и широко используемыми. По телефонным КС осуществляется передача звуковых (тональных) и факсимильных сообщений, они являются основой построения информационно-справочных систем, систем электронной почты и вычислительных сетей (в том числе таких глобальных, как Internet,FidoNet, UseNet, Relcom).